시산표 작성 목적과 분개장의 필요성

이번 글은 시산표와 분개장에 대한 내용입니다.

최종 단계인 재무제표로 가기까지 거쳐야 할 과정들이므로 유의 깊게 봐주시기 바랍니다.

 

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1. 분개장을 사용하는 이유

 

분개는 기업의 재무상태에 영향을 미치는 거래를 분석하여 이를 회계 정보로 표현하는 과정이라고 볼 수 있습니다.

따라서, 분개할 때 차변기록 및 대변기록에 항상 정확한 계정과목을 사용해야 하며, 기입되는 금액도 정확해야 합니다. 그러므로 어떤 거래를 분개의 형태로 표현하기 위해서는 거래의 성격을 완전히 파악해야 하며, 그 거래가 기업의 재무상태에 미치는 영향을 분석할 수 있어야 합니다. 따라서 거래를 분개의 형태로 표현하는 방법에 익숙해지는 것이 회계개념 및 회계 처리절차를 습득해 가는 데 있어서 필수적인 과정이라고 볼 수 있습니다.

 

 

특히 오늘날에는 중소기업이나 대기업을 막론하고 전산회계 시스템을 운용하고 있기 때문에 거래를 올바른 계정과목으로 정확하게 기록하는 능력이 매우 중요합니다. 왜냐하면 분개하게 된 자료를 입력한 이후에는 대부분의 회계 처리과정이 전산시스템에서 기계적 및 자동으로 처리되기 때문에 최초의 입력자료가 정확하지 않으면 최후의 출력자료까지 오류를 발생시키기 때문입니다.

 

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2. 분개의 증빙서류

 

거래가 회계시스템에 기록되려면 그 발생사실을 증빙하는 자료에 의해 반드시 거래의 정당성이 입증되어야 합니다. 

증빙서류란 거래가 실제로 발생했다는 것을 뒷받침하는 서류로서, 영업활동 과정에서 작성 혹은 순환되는 문서나 서식의 형태로 존재합니다. 증빙서류에는 거래와 관련된 금액, 거래일자, 거래의 상대방 등이 기록됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

 

* 물품을 외상으로 구입했을 때의 계약서, 거래처의 대금청구서, 물품인수증 또는 검수증

* 고객에게 물품을 외상으로 판매했을 때의 계약서, 고객에게 발송한 대금청구서 사본, 물품인도증

* 현금을 지급하거나 카드로 결제했을 때, 이를 증빙하는 매출전표나 현금영수증

* 무통장입금 또는 인터넷 뱅킹의 송금 관련 출력물

 

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3. 시산표의 작성

 

모든 거래가 분개장에서 원장의 계정으로 전기되면, 각 계정별로 잔액을 계산하여 재무제표를 직접 작성할 수 있습니다. 그런데 실무에서는 재무제표를 작성하기 전에 통상 시산표를 작성하고 있습니다. 

분개장과 원장은 회계 시스템에서 필수적인 장부이지만 시산표는 필수적인 장부라기보다는 보조적인 서류의 일부일 뿐입니다. 시산표는 기본적으로 다음과 같은 두 가지 목적을 위해 작성됩니다.

 

 

1) 차변합계와 대변합계가 일치하는지를 검증함.

 

각 거래로 인해 원장의 차변과 대변에 기록되는 금액이 같으므로 그 결과로 나타나는 모든 계정잔액의 차변합계와 대변합계가 일치해야 합니다. 만일 차변합계와 대변합계가 일치하지 않는다면, 이제까지의 기록과정 어디에선가 오류가 발생한 것이므로 재무제표를 작성하기 전에 그 원인을 규명하여 수정해야 합니다.

 

2) 재무제표의 작성을 용이하게 함.

 

시산표를 작성하면 모든 계정의 잔액이 한곳에 집합되기 때문에 재무제표를 작성하는 과정이 단순해지고, 재무제표의 작성단계에서 발생하는 오류를 줄일 수 있습니다.

 

 

만약에 시산표의 차변합계와 대변합계가 일치하지 않는다면 이는 아래와 같은 오류가 발생했기 때문일 것입니다.

 

* 분개장의 차변기입을 원장의 대변으로 전기했다든가 혹은 그 반대로 전기함으로써 발생하는 오류

* 원장의 잔액을 잘못 계산함으로써 발생하는 계산상의 오류

* 원장잔액을 시산표에 요약할 때 차변과 대변이 혼동되었거나 숫자의 잘못된 기록으로 발생하는 오류

* 시산표의 차변 또는 대변을 잘못 합산함으로써 발생하는 계산상의 오류

 

 

그러나 시산표의 차변합계와 대변합계가 일치한다고 해서 전혀 오류가 없는 것은 아닙니다. 시산표는 단지 원장의 차변합계와 대변합계가 일치하는지를 검증하기 위한 수단으로 이용될 뿐입니다. 거래가 정확하게 분석되지 않아서 적절한 계정에 기록되지 않은 오류는 시산표를 통해 검증되지 않습니다.

 

예를 들어, 현금 계정의 차변에 기록되어야 할 것이 소모품계정의 차변에 기록되더라도 시산표의 차변합계와 대변합계가 일치하기 때문에 그 오류는 검증되지 않습니다. 또한 특정 거래의 기록을 완전히 누락시켰을 경우에도 시산표상에는 차변합계와 대변합계가 일치하기 때문에 이러한 유형의 오류는 시산표의 작성만으로 발견될 수는 없습니다.

 

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